1.3 – Change Management

Change Management

Die Einführung von Beekeeper ist mehr als nur eine Einführung einer Software. Sie bedingt eine digitale und kulturelle Transformation in eurem Unternehmen, sodass alle Mitarbeitenden die Plattform wirklich nutzen und einen Mehrwert daraus ziehen. Deshalb ist die Einführung von Beekeeper ein Change-Management-Projekt.

Hier könnt ihr die Präsentation ansehen und herunterladen: Change Management

Wir empfehlen, bei der Implementierung von Beekeeper wie folgt vorzugehen und die 10 Schritte des Change Managements zu befolgen:

1. Dringlichkeit für Veränderung verstehen

Als aller erstes müsst ihr die Herausforderungen des Unternehmens, der Abteilungen, Teams und einzelnen Mitarbeitenden verstehen. Es muss den Mitarbeitenden klar werden, dass es Veränderung braucht, und dass diese Vorteile für sie mit sich bringen.

2. Kernteam bestimmen und Schlüsselpersonen auf allen Ebenen identifizieren 

Change Management ist keine „One Woman/Men Show“. Um Veränderung erfolgreich voranzutreiben, braucht es diverse Schlüsselpersonen aus verschiedenen Bereichen, die das Projekt auf unterschiedlichste Art und Weise unterstützen. Neben der Projektleiterin/dem Projektleiter braucht es ein breit abgestütztes Kern-Projektteam. Weiter müssen aber noch andere Schlüsselpersonen identifiziert werden. Z. B. Führungskräfte, die dem Projekt in ihrem Bereich ein strategisches Gewicht geben und die App für ihre Führungskommunikation nutzen. Oder Repräsentantinnen und Repräsentanten aus verschiedenen Bereichen, die dem Projektteam Inputs für die operative Nutzung von Beekeeper in ihrem Bereich geben. Oder Champions, die eine aktive Nutzung der Plattform vorleben und die Plattform damit relevant, interessant und motivierend gestalten. Auch kritische Personen sollten früh identifiziert werden, um ihre Bedenken kennenzulernen und darauf eingehen zu können.

3. Vision, Strategie und Konzept bezüglich Inhalten und operativen Anwendungen entwickeln

Die Inputs von Repräsentantinnen und Repräsentanten aus verschiedenen Bereichen helfen euch, die Vision, Strategie und das Konzept bezüglich Inhalten und operativen Anwendungen zu schärfen. Es ist wichtig, dass ihr euch im Klaren seid, wie die App bei euch aussehen und genutzt werden sollte. Und dies nicht nur auf Stufe Unternehmen, sondern auch auf Stufe Bereich, Funktion, Abteilung, Team und einzelnen Mitarbeitenden.

4. Bienenwabe aufbauen (Platform Set Up)

Erst, wenn ihr wisst, was ihr mit der App machen möchtet, könnt ihr definieren, was strukturell im Hintergrund vorhanden sein muss (Kanäle, Zielgruppen, Berechtigungen, usw.), sodass ihr kommunizieren und eure Vision und Strategie abbilden und abwickeln könnt. Dementsprechend soll eure Plattformstruktur auf dem Konzept von Inhalt und operativen Anwendungen basieren. Sobald dieses steht, definiert ihr eure Plattformstruktur und beginnt, diese im Hintergrund aufzubauen (z. B. Streams, Gruppen, Berechtigungen, usw.).

5. Vision des Wandels kommunizieren (App-Ankündigung)

Die Ankündigung der App ist ein wichtiger Schritt in der Projektkommunikation. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, was kommt, und weshalb es kommt. Was für einen Mehrwert wird Beekeeper dem Unternehmen bringen? Und wie wird jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter davon profitieren? Wann und wie wird Beekeeper ausgerollt, und was sind die nächsten Schritte?

6. Führungskräfte involvieren und schulen

Die Führungskräfte spielen bei der kulturellen und digitalen Transformation eine wichtige Rolle. Verwendet die/der jeweilig direkte Vorgesetzte/Vorgesetzter Beekeeper, lebt sie/er die aktive Nutzung der App vor, und verwendet sie/er Beekeeper in der operativen Teamkommunikation, so werden auch die Mitarbeitenden an der Basis Beekeeper verwenden. Dementsprechend ist es wichtig, die Führungskräfte am richtigen Ort abzuholen, ihnen ihre Möglichkeiten bei der Mitarbeiterführung mit Beekeeper aufzuzeigen, sie zu schulen, zu instruieren und zu motivieren, als Beekeeper-Botschafter vor ihren Mitarbeitenden aufzutreten.

7. Kommunikation ans Team durch Führungskräfte (Positionierung)

Oft werden Führungskräfte auch für das Rollout eingespannt. Falls sie es sind, die ihre Mitarbeitenden dann beim ersten Login instruieren und unterstützen, ist es wichtig, dass sie gut darauf vorbereitet sind und alle Materialien und Hilfestellungen zur Verfügung haben, um dies reibungslos durchzuführen. Weiter sollten sich die Führungskräfte bereits vorab Gedanken machen, wie sie Beekeeper in ihrem Team verwenden möchten, und dies gleich beim Rollout kommunizieren.

8. Führungskräfte bringen ihre Bienen in die Wabe (Rollout)

Ein Rollout kann entweder für das ganze Unternehmen auf ein Mal, oder phasenweise z. B. pro Standort oder Abteilung stattfinden.

9. Schnelle Erfolge erzielen (First Value)

Wenn die Mitarbeitenden eingeloggt sind, ist es wichtig, dass sie von Anfang an den Mehrwert von Beekeeper sehen, sodass sie nicht nur einmal auf die Plattform nicht nur beim Anmelden besuchen, sondern immer wieder. Dementsprechend muss sichergestellt werden, dass immer wieder genügend relevante, spannende und motivierende Inhalte bereitgestellt werden, und die Platform auch von Anfang operativ (z. B. über Formulare und Workflows etc.) genutzt wird.

10. Erfolge konsolidieren und neue Ansätze in der Unternehmenskultur verankern

Am Anfang muss wahrscheinlich noch ein bisschen Regie geführt werden. Ziel ist aber, dass Beekeeper möglichst schnell zum Selbstläufer wird (vom ganzen Unternehmen für das ganze Unternehmen). Je offener und interaktiver die Kultur auf der Plattform ist, desto mehr wird Beekeeper vom ganzen Unternehmen getragen. Die Ziele, die ihr euch am Anfang des Projekts gesetzt habt, sollten evaluiert werden, und dann könnt ihr euch überlegen, wie ihr euch in einer nächsten Phase noch höhere Ziele steckt, um Beekeeper noch wertvoller für die Mitarbeitenden zu gestalten.

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