4.3.2 – Gruppen-Struktur

Gruppen-Struktur

Gruppen werden für Folgendes benötigt:

• Zielgerichtete Kommunikation (z. B. Versenden von Kampagnen und Umfragen an Gruppen).
• Zugriffsberechtigungen (z. B. Zugriffsberechtigung auf einen bestimmten Stream, Verknüpfungsbereich oder Dokumentenordner für eine bestimmte Gruppe).
• Admin Berechtigungen (z. B., damit Abteilungsleiter*innen als Gruppen-Admin ihre Mitarbeitenden beim Anmelden unterstützen oder ihnen eine Kampagne/Umfrage zusenden können).

Je mehr Gruppen ihr einrichtet, desto spezifischer könnt ihr Beekeeper nutzen. Dementsprechend gilt: lieber einmal eine Gruppe zu viel anstatt zu wenig anlegen.

Typische Gruppen sind:

• Standort-Gruppen
• Abteilungsgruppen
• Team-Gruppen
• Funktionsgruppen
• Projektgruppen
• Gruppen für Führungskräfte
• Gruppen für Lernende
• Etc.

Die meisten unserer Kunden haben in ihrem HR-System hinterlegt, welcher Mitarbeitenden an welchem Standort und in welcher Abteilung arbeitet. Die entsprechenden Daten können sie normalerweise auch problemlos exportieren. Deshalb empfehlen wir euch standardmäßig, für jeden Standort und jede Abteilung eine Gruppe anzulegen und die Standort- und Abteilungsleitungen zu Gruppen-Admin für ihre jeweilige Gruppe zu machen.

Um zu definieren, welche weiteren Gruppen ihr zusätzlich anlegen solltet, nehmt ihr wieder das Dokument „Vorlagen“ hervor. Geht auf das von euch ausgefüllte Register „Brainstorming zu Anwendungen“ und schaut, was ihr für eure Ideen in die Spalte „Empfänger“ geschrieben habt. Handelt es sich bei „Empfänger“ nicht nur um eine einzelne Person, sondern um einen Personenkreis, dann braucht ihr dafür eine Gruppe.

Geht nun auf das Register „Struktur – Gruppen“. Diese Vorlage hilft euch, eure Gruppen strukturiert zu definieren.

Gruppen werden im Beekeeper-Admin-Bereich alphabetisch angeordnet. Um diese entsprechend zu strukturieren, empfehlen wir euch bei den Gruppennamen mit Zusätzen wie z. B. „Abt_Produktion“ (Abt für Abteilung) oder „Stao_Aarau“ (Stao für Standort) zu arbeiten.

Nachdem ihr eure Gruppen definiert habt, legt ihr diese in Beekeeper an.

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