Zusammenfassung:
1. Neben dem Exekutive-Sponsor, der Projektleitung und dem/r Plattformspezialist*in sollten im Kernprojektteam auch noch Personen vertreten sein, die die IT, die Kommunikationsabteilung, das HR und die Betriebsleitung vertreten.
2. Es sollten auch noch weitere Stakeholder involviert werden, wie z. B. die Geschäftsleitung, Standort-, Filial-, Abteilungs- und Teamleitende, Repräsentant*innen aus verschiedenen Bereichen, Abteilungen, Funktionen und Hierarchiestufen sowie Champions.
Stakeholder
Ein Change-Management-Projekt ist keine „One-Man-“/„One-Woman-Show“. Um sicherzustellen, dass Beekeeper in eurem Unternehmen gut aufgenommen wird, ist es wichtig, verschiedene Interessengruppen einzubeziehen. Wir empfehlen daher Folgendes:
Kernprojektteam
Der/die Executive-Sponsor*in ist verantwortlich für die Zustimmung und Beteiligung der Geschäftsleitung. Er/sie unterstützt die Projektleitung bei der Festlegung der Strategie, ist Influencer*in des Projekts und bringt Geschäftsleitung sowie weitere Führungskräfte mit Beekeeper zusammen.
Die Projektleitung ist Beekeeper-Expert*in und verfügt über gewisse Entscheidungsbefugnisse. Er/sie leitet das Beekeeper-Einführungsprojekt, ist für die allgemeine Organisation und Koordination verantwortlich und involviert je nach Bedarf weitere Stakeholder.
Der/die Plattformspezialist*in wird intensiv im Admin-Bereich der Plattform ausgebildet und ist fähig, die Plattform selbständig zu verwalten und zu administrieren. Er/sie richtet die Plattform ein und hält sie nach dem Rollout instand. In manchen Fällen ist dies dieselbe Person wie die Projektleitung. Dies können auch mehrere Personen sein.
Der/die IT-Spezialist*in wird benötigt, wenn Beekeeper mit anderen Systemen integriert werden soll, um die automatische Nutzerverwaltung via SFTP-Synchronisierung oder die Authentifizierung über SAML-basiertes SSO aufzusetzen.
Der/die Kommunikationsspezialist*in wirkt bei der Entwicklung der Inhaltsstrategie und -struktur mit. Er/sie steuert den Inhaltskalender und übernimmt Verantwortung bei der Ankündigung der App und der Rollout-Kommunikation. Ggf. achtet diese Person auch darauf, dass alle Inhalte in eurem Corporate Design erscheinen.
Der/die HR-Spezialist*in wirkt mit bei der Nutzerverwaltung. Er/sie stellt die nötigen Daten der Mitarbeitenden zur Verfügung, kümmert sich um die Verwaltung von neuen bzw. austretenden Mitarbeitenden und übernimmt Verantwortung für Kommunikation und weitere Prozesse auf Beekeeper im Bereich Personal.
Der/die Spezialist*in für Betriebsabläufe kennt eure internen Prozesse gut, um diese dann auf Beekeeper bezüglich ihrer Relevanz für Beekeeper zu identifizieren und zu implementieren, um Abläufe und Prozesse zu optimieren und die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden zu erleichtern.
Weitere Stakeholders
Die Geschäftsführung sollte regelmäßig über das Beekeeper-Einführungsprojekts auf dem Laufenden gehalten werden und allenfalls gewisse strategische Entscheidungen fällen.
Die Standort-, Filial- & Abteilungsleiter*innen sollten über Beekeeper informiert werden. Sie sollten ihre Möglichkeiten in der Führungskommunikation und den Mehrwert von Beekeeper aufgezeigt bekommen, in ihren jeweiligen Adminberechtigungen geschult werden und in die Rollout-Planung in ihrem Bereich involviert werden.
Die Teamleitenden sollten über Beekeeper informiert werden. Sie sollten ihre Möglichkeiten in der Führungskommunikation und den Mehrwert von Beekeeper aufgezeigt bekommen, in ihren jeweiligen Adminberechtigungen geschult werden und dahingegen instruiert werden, damit sie ihre Mitarbeitenden unterstützen können, Beekeeper herunterzuladen, sich einzuloggen und auf Bedenken einzugehen.
Repräsentant*innen aus verschiedenen Bereichen, Abteilungen, Funktionen und Hierarchiestufen lernen bei einem Workshop das Produkt kennen, sammeln Ideen zu Anwendungsbereichen und geben dem Kernprojektteam Inputs bezüglich ihrer abteilungsspezifischen Herausforderungen, Kommunikations- und Digitalisierungsbedürfnisse sowie zu Zielen und Rollout.
Alle oben genannten Stakeholder können und sollen Champions sein. Der Kreis der Champions sollte aber noch durch weitere Personen (vor allem systemrelevante Mitarbeitende) erweitert werden. Die Champions lernen die Plattform idealerweise bereits ein paar Wochen vor den anderen Mitarbeitenden kennen. Sie sind verantwortlich, diese mit relevanten und interessanten Inhalten zu füllen, die angestrebte Kommunikationskultur vorzuleben, Feedback zu geben und beim Rollout zu unterstützen.
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