1.3 – Gestion du changement

Gestion du changement

Pour de nombreuses équipes de terrain, l’accès à la technologie est un concept nouveau. C’est pourquoi l’implémentation de Beekeeper est un projet plus complexe que le déploiement d’un logiciel et relève d’un véritable projet de gestion du changement. Elle nécessite la transformation numérique et culturelle de votre entreprise afin que la grande majorité de vos collaborateurs adopte pleinement la plateforme et en retire une vraie plus-value.

Pour vous aider à appréhender les changements nécessaires à la réussite du projet d’implémentation de Beekeeper, nous avons décomposé le processus en dix étapes :

1. Comprendre pourquoi un changement est nécessaire maintenant

Commencez par vous demander quels sont les défis que l’entreprise, les services, les équipes et les individus doivent relever au quotidien et pourquoi il est urgent d’y répondre. Les collaborateurs doivent voir et comprendre que le changement est nécessaire et qu’il en retireront des avantages.

2. Identifier le noyau dur de l’équipe qui portera le projet à bout de bras et les autres parties prenantes à tous les niveaux

La gestion du changement n’est pas le travail d’une seule personne. Afin de propulser le changement, il est important de faire appel à diverses parties prenantes de différents services de l’entreprise, qui soutiendront le projet et identifieront les solutions les plus pertinentes. En plus de la nomination d’un chef de projet Beekeeper, la mise sur pied d’une équipe de projet aussi variée que possible est nécessaire. Intégrez-lui des responsables qui donneront au projet un poids stratégique dans leur domaine et qui utiliseront l’application quotidiennement pour communiquer avec leurs collaborateurs. Identifiez aussi les représentants des services opérationnels qui peuvent aider l’équipe de projet à identifier les types de solutions pouvant être implémentées dans Beekeeper de sorte à en booster l’efficacité. N’oubliez pas non plus vos collaborateurs les plus dynamiques qui n’hésiteront pas une seconde à utiliser activement la plateforme et qui participeront de façon active à la création d’un contenu pertinent, intéressant et motivant, dont vos équipes de terrain raffoleront. Identifiez ces personnes le plus tôt possible. Vous comprendrez mieux leurs préoccupations et pourrez chercher les solutions les plus adéquates pour y répondre.

3. Élaborer une vision, une stratégie, un positionnement, des objectifs et un plan de contenu et de cas d’utilisation

En intégrant au développement de la plateforme les contributions des représentants de différents services, vous affinerez la vision, la stratégie et les thèmes qui sous-tendront le contenu et l’utilisation opérationnelle de la plateforme. Définissez ce à quoi l’application doit ressembler et comment elle doit être utilisée par les collaborateurs. Autrement dit, cela revient à identifier le « pourquoi ». Le « pourquoi » doit être défini non seulement au niveau de l’entreprise, mais également au niveau de chaque site, service et équipe, ainsi qu’à un niveau individuel.

4. Configurer la plateforme

Ce n’est que lorsque vous savez ce que vous voulez faire avec l’application que vous pourrez définir ce qui doit être mis en place structurellement en arrière-plan en appui de ce plan. Canaux de communication, groupes cibles, autorisations... Tout doit être identifié et défini afin de communiquer et développer les processus que vous souhaitez. Cela signifie que la structure qui sera donnée à la plateforme doit être axée sur vos besoins en termes de contenu et de cas d’utilisation opérationnels. Une fois ceci en place, vous pourrez définir la structure de la plateforme et commencer à la construire en arrière-plan (flux, groupes, autorisations, etc.).

5. Communiquer votre vision du changement (annonce de l’application)

L’annonce de l’application est une étape importante dans la communication du projet. Les employés doivent comprendre ce que vous mettez en place et pourquoi. Quelle valeur ajoutée Beekeeper apportera-t-elle à l’entreprise ? En quoi sera-t-elle un plus pour chaque employé ? Quand et comment Beekeeper sera-t-elle déployée et quelles sont les prochaines étapes ? Créez le buzz dès le début afin que les équipes aient hâte de voir les choses changer.

6. Impliquer et former les dirigeants

Les dirigeants jouent un rôle important dans la transformation culturelle et numérique. Lorsqu’un responsable en ligne directe utilise Beekeeper et fait une utilisation cohérente de l’application pour communiquer avec les collaborateurs, ceux-ci seront plus enclins à utiliser aussi Beekeeper. Il est donc important d’aider les responsables à comprendre en quoi Beekeeper va leur permettre de mieux gérer leurs équipes. Ils doivent recevoir la formation et les consignes qui les motiveront à devenir des ambassadeurs de la plateforme auprès des employés.

7. Définir le positionnement et la communication par les responsables

Souvent, les responsables sont également impliqués dans le déploiement de Beekeeper auprès des effectifs de terrain. Si ce sont eux qui briefent et viennent en aide aux employés lorsqu’ils se connectent à l’appli pour la première fois, ils doivent être correctement préparés et disposer de tout le matériel et de l’assistance nécessaires pour assurer un déploiement fluide de l’appli. De plus, les responsables doivent réfléchir au préalable à la manière dont ils souhaitent utiliser Beekeeper et communiquer cette vision lors du déploiement.

8. Amener les collaborateurs sur la plateforme : la responsabilité des managers (déploiement)

Le déploiement peut avoir lieu en une seule fois pour l’ensemble de l’entreprise ou de façon graduelle (site par site, service par service, etc.). L’équipe de projet doit privilégier l’approche la plus pertinente pour elle et ses équipes.

9. Réussir le déploiement et obtenir un retour sur investissement rapide

Une fois les employés connectés, il est important qu’ils comprennent et perçoivent dès le départ la valeur ajoutée de Beekeeper. Cela les encouragera à utiliser la plateforme de façon régulière. Pour y parvenir, un contenu suffisamment pertinent doit donc être disponible dès le lancement de Beekeeper. Ce contenu doit être actualisé fréquemment pour éviter que les employés ne s’ennuient et les encourager à revenir régulièrement sur l’application. En outre, le contenu opérationnel doit également être suffisamment riche pour que les collaborateurs perçoivent la valeur ajoutée de l’application dès le départ. Veillez donc à intégrer à l’appli des formulaires, des raccourcis, des workflows, etc. qui faciliteront leur quotidien.

10. Consolider les acquis et les ancrer dans la culture d’entreprise

Au moment de la prise en main de l’appli, les employés auront probablement besoin d’être encadrés, mais l’objectif est qu’ils deviennent autonomes le plus rapidement possible. Plus vous communiquez de façon ouverte sur la plateforme, plus vos collaborateurs seront susceptibles d’adopter et d’utiliser Beekeeper, qui est, ne l’oublions pas, une appli conçue pour toute l’entreprise par toute l’entreprise. Les objectifs que vous vous fixez au début du projet doivent être réévalués et remplacés par des objectifs plus ambitieux qui feront de Beekeeper un outil encore plus précieux pour tous vos collaborateurs.

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