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Synthèse : 1. Le déploiement peut être lancé lors d’un événement consacré à Beekeeper, ou se faire lors d’un événement déjà programmé ou d’une réunion récurrente. 2. Nous pouvons aussi proposer une formation à Beekeeper ou monter un stand Beekeeper. 3. Le déploiement peut également être entièrement réalisé par vos différents responsables de service, à condition qu’ils reçoivent toutes les informations nécessaires au préalable. 4. Il est également possible d’envoyer les instructions de connexion aux salariés sur papier avec leur fiche de paie, par exemple. 5. Les collaborateurs de bureau apprécieront d’assister à un webinaire sur l’implémentation de Beekeeper. |
Activités de déploiement
Comme nous l’avons déjà dit, il est préférable de lancer Beekeeper en fanfare et la meilleure façon d’y parvenir est de rendre le déploiement aussi attractif que possible. Il existe une multitude d’approches en matière d’activités de déploiement. Afin de vous aider à trouver la solution la mieux adaptée à votre entreprise, nous souhaitons partager avec vous quelques exemples, inspirés par nos clients. Nous ne saurions trop vous encourager à mettre en place différentes activités de déploiement si vous pensez que vos employés y seront plus réceptifs.
Vous pouvez, par exemple, réunir toute l’entreprise et présenter votre nouvelle plateforme à l’occasion d’un événement d’entreprise entièrement consacré à Beekeeper. En fonction de votre budget et de votre taille, cet événement peut avoir lieu dans l’un de vos entrepôts, dans une salle de réunion ou dans une salle louée pour l’occasion. Si vous choisissez d’organiser un tel événement, il est judicieux de commencer par présenter brièvement Beekeeper et votre positionnement, puis d’accompagner vos collaborateurs dans le téléchargement de l’application et leur première connexion. Une fois les collaborateurs connectés, nous vous recommandons de réaliser une activité interactive directement dans l’application. Ce peut être un vote via la fonctionnalité de sondage, un concours accompagné d’une brève enquête ou une incitation pour chaque service ou équipe à publier une photo de groupe.
Si l’organisation d’un tél événement n’est pas possible, vous pouvez envisager de présenter Beekeeper lors d’un événement déjà planifié (par exemple, une fête de fin d’année, une sortie estivale, etc.). Si vous privilégiez cette option, nous vous conseillons de débuter l’événement avec la présentation de Beekeeper afin de laisser les collaborateurs libres de s’amuser le reste de la journée/soirée. Pourquoi pas organiser un concours photo entre équipes ?
Vous pouvez également envisager d’organiser une réunion récurrente (réunion trimestrielle du personnel, ateliers pratiques, etc.) pour y présenter Beekeeper. L’équipe chargée du projet peut se voir attribuer un créneau horaire pour présenter Beekeeper aux employés.
Autre solution : réserver une salle de réunion pendant une certaine période de temps pour que les différentes équipes puissent être formées au calme à la prise en main de l’application par l’équipe chargée du projet. Auquel cas, veillez à coordonner les différents créneaux horaires avec tous les services et chefs d’équipe.
Notre stand Beekeeper est aussi très apprécié de nos clients. L’équipe chargée du projet peut installer un stand dans la cantine du personnel, dans un hall ou dans la salle de pause afin de laisser à vos collaborateurs tout le loisir de se rapprocher de l’équipe du projet qui les aidera à se connecter à Beekeeper. Cette option fonctionne d’autant mieux si vous remettez en même temps à vos équipes un dépliant et un petit cadeau, comme du chocolat ou une babiole portant le logo de l’entreprise.
Vous pouvez confier la tâche de former les collaborateurs à vos responsables de service. Pour cela, veillez à ce qu’ils comprennent votre positionnement et soient suffisamment formés pour pouvoir aider le reste des collaborateurs à se connecter. Confiez-leur ensuite la tâche de réaliser le déploiement auprès de leurs services/équipes. Il s’agit d’une variante très efficace, mais elle nécessite que les responsables soient particulièrement bien formés et dotés des ressources et du matériel adéquats. Ils doivent aussi être prêts à répondre aux éventuelles questions et préoccupations des salariés. Cette option se prête également bien à l’organisation d’un concours entre les services pour voir quel chef d’équipe parviendra à connecter ses équipes le plus rapidement.
En tant que chef de projet, vous pouvez évidemment donner vous-même les informations de connexion et de positionnement à chaque employé. Ce choix se solde généralement par un taux d’activation plus élevé et un message plus clair. En fonction de la taille de votre organisation et de la répartition géographique de vos employés, elle est néanmoins susceptible de prendre beaucoup de temps.
Une autre solution, moins personnelle mais plus efficace, consiste à envoyer les instructions de connexion au format papier avec la fiche de paie des employés. Toutefois, cette option ne porte ses fruits que si elle est accompagnée de supports papier conçus avec soin attirant l’attention des collaborateurs sur les avantages de Beekeeper. Des mesures complémentaires doivent aussi être mises en place (responsables soulignant l’importance de la prise en main de Beekeeper lors d’une réunion d’équipe, publication d’affiches, mise en place de stands, organisation de formations et d’événements d’information, etc.).
Les employés qui utilisent un système de messagerie peuvent recevoir leurs instructions de connexion dans un e-mail, y compris des informations décrivant les objectifs et les avantages de l’utilisation de Beekeeper. Pour les soutenir à un niveau plus personnel, vous pouvez les inviter à participer à un webinaire, où ils peuvent poser leurs questions et découvrir l’application.
Pour vous aider à faire votre choix, nous avons indiqué ci-dessous le niveau d’efforts requis pour chaque option et la probabilité que chacune conduise à un taux d’adoption plus élevé :
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